Малой переговорной комнатой называют специальное помещение в офисном пространстве, где проходят деловые встречи и переговоры с ограниченным числом участников. Его основная функция — обеспечить комфортные условия для любой совместной работы.
Для этого важно правильно оформить интерьер, подобрать и скомпоновать мебель и технически оснастить переговорную комнату, которая будет воспринята сотрудниками и гостями как лицо компании, сформирует позитивный имидж предприятия и отношение к нему .
Малые переговорные комнаты, известные в мире как «Huddle Room», изменили представление о переговорных процессах и деловом общении на расстоянии с использованием видеоконференцсвязи. Появление в офисе компании такой малой переговорной, часто называемой «аквариумом», дает возможность проводить оперативные переговоры и эффективные совещания при составе участников 2–5 человек. Создание на базе предприятия малых переговорных позволяет, как отмечают многие руководители, повысить производительность компании.
Особенности малой переговорной комнаты
Прежде всего, такие комнаты отличаются малым размером. Часто это компактное помещение отделяется от общего офисного пространства прозрачными стенами. Стандартный набор такой комнаты включает: специальный стол, несколько кресел, видеоэкран с динамиками и систему видеоконференцсвязи. Это оптимальный вариант для ведения переговоров, презентаций, обсуждений вопросов небольшими группами участников, а также для личных встреч и собеседований. Оборудование для видеоконференцсвязи обеспечивает связь с работающими удаленно коллегами или сотрудниками других компаний. К преимуществам малых переговорных относятся в первую очередь:
- мобильность — часто гораздо выгоднее организовать несколько небольших «аквариумов» для эффективной работы малого числа работников, чем арендовать огромное помещение. Работающие удаленно сотрудники могут в любое удобное время связаться с коллегами по системе видеоконференцсвязи. К тому же такие комнаты не персонализированы и занимаются разными сотрудниками по мере необходимости;
- экономичность — значительно дешевле оборудовать несколько небольших помещений AV системами (видеоэкраном, веб-камерой, спикерфоном), чем оснастить всем необходимым большой зал, если потребность в нем возникает крайне редко. К тому же в нескольких таких комнатах могут вести переговоры одновременно несколько разных групп.
Причины оборудования малых переговорных комнат в компании
- Оперативность проведения совещаний, позволяющая экономить время сотрудников. Малые переговорные обычно не имеют системы бронирования, поэтому провести внеочередное совещание или встречу можно, не подавая заявки на аренду переговорной комнаты.
- Повышение эффективности больших переговорных комнат и конференц-залов, за счет освобождения их от встреч небольших групп до 5 человек.
- Повышение эффективности работы коллектива компании. Ограниченное количество участников требует присутствия только сотрудников, ответственных за поставленную задачу, а остальные члены коллектива будут работать.
- Расширение возможностей сотрудников при общении с коллегами и с подрядчиками с помощью средств коммуникации за счет эффекта личного присутствия, что ускоряет процессы постановки задач и согласования вопросов.
- Значительно менее дорогое оборудование, чем при оснащении большой переговорной комнаты или конференц-зала. Малая комната требует меньше мощностей, оборудование подбирается только под потребности и цели использующей помещение команды.
