Переговорные комнаты

Переговорная комната — один из видов офисных помещений, особенностью которых является их оснащение аудиовизуальным оборудованием. Такие интерактивные помещения востребованы в государственных учреждениях и разных сферах бизнеса. Современная переговорная комната — многофункциональное помещение, где проходят деловые встречи и переговоры с партнерами по бизнесу и клиентами, презентации, рабочие совещания, собеседования с соискателями, доклады и обучение сотрудников. Её основная функция — обеспечить комфортные условия для любой совместной работы — заключения договоров, принятия коллегиальных решений, дискуссий с удаленными территориально участниками, обучение персонала.

Виды переговорных помещений

В настоящее время под переговорной понимают два типа специально организованных пространства в офисах:

• переговорную зону в открытом пространстве (open space), которая создается в офисном помещении и предназначена для оперативного решения текущих производственных вопросов. Такая зона исключает возможность конфиденциальных переговоров;
• традиционные переговорные комнаты — отдельные специально оборудованные помещения. Они условно подразделяются на переговорные комнаты: малые, рассчитанные на работу 2–5 человек, средние (6–14 человек) и большие (15– 20 человек).

Разделение переговорных комнат на малые, средние и большие не ограничивается размером площади помещения и количеством участвующих в работе лиц, их различия заключаются и в составе и видах используемого оборудования, позволяющего решать определенный вид задач.

Задачи и сценарии использования переговорных комнат

Первый вариант использования переговорного помещения — демонстрация небольшой аудитории различной информации. На встречах и переговорах с деловыми партнерами и клиентами часто необходимо представить собеседникам продукцию или услуги, предлагаемые фирмой. С этой целью удобно использовать демонстрацию фотографий и видеоматериалов с предлагаемыми проектами, решениями или образцами разработанных продуктов.

Другой вариант работы в переговорной комнате — рабочие совещания, в процессе которых участники, имея совместный доступ к информации, могут осуществлять обсуждение и коллективный анализ представленных данных.

В любом из этих случаев устройство и оборудование переговорных комнат должно обеспечить максимальное удобство решения поставленных задач, постоянный контроль ситуации, простоту подключения оборудования и поиска необходимых материалов.

Современная организация переговорной комнаты учитывает различные форматы работы и позволяет решать несколько задач:

• максимально точная и разборчивая передача речи участвующих в переговорах людей как сидящих в нескольких метрах друг от друга, так и удалённых участников переговоров;
• обмен информацией, подразумевающий доступность документов, видеоматериалов, презентаций и других ее видов всем участникам. Возможность быстро загрузить необходимые материалы и представить их каждому участнику — важный момент, обязательно учитываемый при организации переговорной комнаты;
• возможность интерактивного формата переговоров, когда по их ходу в документы вносятся изменения, правки, дополнения, редактура;
• видеоконференцсвязь, как полноценная замена «живым» переговорам, которая должна обеспечиваться максимально бесшовной связью двух точек;
• возможность для сотрудников компании использовать систему бронирования переговорных комнат прямо с рабочих мест, получить информацию о запланированных мероприятиях и сообщить участникам переговоров о предстоящих встречах.

Технические решения для переговорных комнат

Комплекс оборудования для переговорных комнат состоит из аудиовизуальной аппаратуры, управляющих устройств и программного обеспечения и включает:

• систему аудио обеспечения, позволяющую комфортно воспринимать звуковую информацию в любой точке комнаты;
• систему микрофонов — индивидуальные микрофоны для каждого пользователя и (или) встроенные;
• систему отображения информации — проекционное оборудование, электронную доску или видеостену из ультратонких жидкокристаллических панелей. В небольших помещениях могут использоваться отдельные дисплеи. Кроме коллективных средств отображения могут устанавливаться мониторы для каждого участника;
• систему видеосвязи, решаемую с помощью стационарных видеокодеков или посредством программных решений;
• конгресс-систему — для работы большого количества участников, когда есть необходимость модерировать дискуссии;
• систему протоколирования, позволяющую записывать информацию о совещании для дальнейшего использования;
• систему синхронного перевода — в организациях, где в переговорах участвуют иностранные представители;
• беспроводную презентационную систему, с помощью которой на средства отображения быстро и просто выводится информация с любого персонального устройства участника — смартфона, планшета или ноутбука;
• систему управления всем мультимедийным и вспомогательным оборудованием, графический интерфейс и сценарий которой разрабатываются с учетом бизнеса компании;
• функциональную мебель, обеспечивающую удобство работы и использования всего аудиовизуального и интерактивного оборудования.

Этапы оснащения переговорной комнаты в офисе

Оснащение и оформление переговорной комнаты офиса — многоэтапный процесс. Компания «ИНДИКО ТРЕЙД» предлагает полный комплекс услуг по оснащению переговорных комнат:

• консультацию;
• аудит;
• проектирование;
• разработку дизайна;
• акустический расчет;
• шумоизоляцию помещения;
• подбор и поставку оборудования и специальной мебели;
• монтаж и пусконаладочные работы;
• обучение персонала;
• обслуживание гарантийное и сервисное.

При разработке проектов переговорных комнат компания использует самые передовые AV и смежные технологии. Приступая к работе, проектировщики «ИНДИКО ТРЕЙД» тщательно изучают задачи, которые требуется решать заказчику в этом помещении, бизнес-процессы и корпоративный стиль компании, архитектурные особенности и дизайн помещения.

В результате заказчик получает многофункциональное помещение для проведения встреч, переговоров, совещаний и других подобных мероприятий.