Когда необходимо провести совещание, в котором будет от 3 до 6 участников, используется Huddle-room. Так называют помещение, имеющее небольшую площадь. В большинстве случаев в нем оборудована система, обеспечивающая связь для режима видеоконференции. В Huddle rooms проводятся также рабочие сессии, запланированные встречи. То есть, для большого конференц-зала данное помещение является эффективной альтернативой.
Помещения небольших размеров (Huddle-room), обеспечивающие эффективную совместную работу команд, создают в различных компаниях и в университетах. Требуемые для этого затраты обычно незначительны, для их оснащения необходимым оборудованием также не нужны большие суммы. По утверждению многих сотрудников такие комнаты обеспечивают наиболее высокую отдачу в производстве, поскольку обладают преимуществами, основные из которых – это:
1. Возможность размещения huddle rooms без обеспечения бронирования. Поэтому команда получает условия для делового разговора, не отвлекаясь на бронирование, которое создается в системе.
2. Поскольку для рабочих встреч используются помещения малого размера, происходит экономия средств. В большинстве случаев небольшие помещения для таких целей используются не часто, так как отсутствие современного оборудования не позволяет работать продуктивно. Для решения такой проблемы разрабатываются системы, обеспечивающие видеоконференцсвязь, в условиях небольшого пространства. За счет этого существенно снижаются затраты на оборудование. При этом оборудование настолько компактно, что для него достаточно места в помещении, которое настолько мало, что с другими целями использовать его невозможно.
3. Статистика показывает, что в 75% случаев собрание в конференц-зале проходит так, что в нем участвуют от 3 до 4 человек. Остальные места, имеющие в зале, пустуют. То есть
Huddle rooms – это идеальная территория, где может работать небольшая команда.
Из-за маленьких размеров Huddle room число участников собраний ограничено. По этой причине участие в совещании принимают лишь те, кто непосредственно занимается решением конкретных проблем. При этом эффект от таких встреч гораздо выше, чем от совещаний, в которых участвует большое число сотрудников.
4. При использовании Huddle rooms удаленные работники могут участвовать в общем разговоре так, словно – это личная встреча. То есть, обсуждение чего-либо важного проходит оперативно. В традиционных конференц-залах размещаются большие группы. Эффект видеоконференции в таком случае снижается, зато хаддл-румы, обладает идеальными размерами для того, чтобы удаленные сотрудники испытывали чувство реального участия в семинаре. То есть, удаленные команды, если используется видеосвязь, удаленными себя не ощущают.
5. Поскольку число рабочих мест небольшое, затраты на оборудование снижаются. За счет использования оборудования в помещении малой площади, оно отличается простотой. Так, комплект, обеспечивающий видеосвязь и предназначенный для хаддл-румов, обойдется не дороже ноутбука для сотрудника. При этом срок его службы может составить 8 лет.
Чтобы huddle room с большей эффективностью можно воспользоваться следующими подсказками:
Небольшая площадь такого помещения основательно ограничивает численность участников деловой встречи, а значит, рабочая команда отличается повышенной функциональностью. Известно, что с увеличением числа участников совещания количество факторов, которые отвлекают сотрудников от дела, увеличивается. Конференц-залы желательно использовать тогда, когда речь идет о запуске проекта. Далее основную задачу следует отвести хаддл-румам. Рабочие встречи должны проходить в них. Конференц-зала можно использовать позже для определения результатов.- В подавляющих случаях помещения для переговоров проектируются так, чтобы на одной из стен был установлен один дисплей. Если комната для совещаний – это huddle rooms, то установленная видеокамера должна иметь широкоугольный объектив. В таком случае в зону видимости попадают все участники совещания.
- Видеоконференции, используемые для ежеквартальных совещаний, в которых участвовали руководители высшего звена, обычно – совет директоров, остались в прошлом. В настоящее время таким способом сотрудники общаются ежедневно. Видеоконференции являются такими же способами общения, как текстовое сообщение, телефонный разговор, личное общение сотрудников. Видеокамера обеспечивает эффект присутствия, который позволяет сотруднику оставаться самим собой в ходе обсуждения проблемы.
При оснащении хаддл-румов следует позаботиться о предметах, которые необходимы для любых помещений, в которых проходят деловые встречи. При решении проблемы с созданием небольшой комнаты для совещаний, которая позволит внести оптимизацию в переговорный процесс, желательно учесть необходимости пяти элементов:
- При ее выборе следует учитывать корпоративную культуру компании. Часто каждой помещение отличается собственным уникальным дизайном. Поскольку речь идет о небольшом помещении, интересное решением можно найти, не проводя полную реконструкцию офиса. В типичной комнате максимальное число мест для работы не превышает пяти. Каждое должно иметь прочную рабочую поверхность. В случае, когда с дизайном малого помещения для совещаний возникают затруднения, лучше воспользоваться услугами профессиональных дизайнеров. Но можно и проконсультироваться, воспользовавшись системой поиска в сети интернет. Для этого достаточно воспользоваться такими ключевыми словами, как: «современный офис», «креативный офис», «отличная комната отдыха».
- Когда в комнате, выбранной для проведения совещаний, сделано основное, то есть, устроен пол из современных материалов, не бросающаяся в глаза, но соответствующая интерьеру, дверь, алюминиевые столешницы и стулья, следует перейти к решению задачи, которая за счет современных технологий преобразует удобную комнату в маленький зал, где могут работать деловые люди. Неважно, какие проблемы будут решаться в комнате: анализы отчетов о продаже, мозговой штурм для каких-нибудь рекламных видеороликов. В любом случае потребуется дисплей, который могут использовать все участники совещания. Следует помнить, что
команда не должна толпиться у монитора компьютера. При видеоконференции или презентации должен использоваться большой экран.
К настоящему времени цена на дисплеи основательно упала. Так что выбрать нужный, даже при ограниченном бюджете, несложно. Но следует помнить, что, поскольку речь идет о небольшом пространстве, 55-дюмового дисплея будет достаточно. Установить его следует на стене, так, чтобы он находился на уровне глаз сотрудников, сидящих на своих местах. - Помещение нужно оборудовать доской. Она может быть традиционной – белой (флипчарт), «умной» интерактивной или обыкновенной стеклянной панелью. Тогда появится возможность для записи идей и концепций. В завершающей части встречи можно будет всего лишь сделать фотоснимки наработок, что избавит сотрудников от переписывания.
- Необходимо позаботиться о создании деловой атмосферы.
Поскольку во многих офисах используется более открытая планировка, важным условием становится обеспечение звукоизоляции. В помещении, где проходит совместная работа, должен отсутствовать шум и прочие отвлекающие факторы. При грамотном подходе к делу подавляются шумы, как за пределами комнаты для совещаний, так и внутри ее. Микрофоны и акустические системы следует настроить так, чтобы качество звука было высоким, чтобы им охватывалось все помещение, а уровень естественных окружающих шумов был сниженным.
При естественном освещении работоспособность сотрудников повышается, оно также положительно сказывается на их самочувствии. Его наличие улучшает деловую обстановку во время переговоров, однако нельзя забывать о том, что в комнате, имеющей окна, освещением нужно управлять. Если в него попадают прямые солнечные лучи, что бывает к определенное время суток, то на дисплее картинка окажется как бы размытой. В том случае, когда свет поступает из-за объекта, от него может остаться только силуэт. Положение могут улучшить камеры, компенсирующие заднюю засветку.
Члены команды за счет использования видеоконференцсвязи могут принимать участие в деловой встрече, независимо от места своего нахождения. В случае, когда в команде присутствуют сотрудники, находящиеся в других регионах, населенных пунктах, или же они могут быть где-то в пути, в командировке, желательно вложить определенные средства в обеспечение видеоконференцсвязи. Тогда вся группа сможет участвовать в деловой встрече, независимо от того, где находятся некоторые сотрудники.
Занимаясь оснащением малого помещения для деловых встреч, надо помнить, что для видеоконференцсвязи нужен такой вариант решения, который легко управляется и соответствует требованиям руководства. Но главное – он позволяет членам команды чувствовать сплоченность.
При условии, когда вопросы выбора спецоборудования, которое монтируется в малых помещениях, предназначенных для совещаний, можно обратиться за консультациями по телефону +7 (495) 760-09-86. Вопросы также можно отправить на электронную почту info@indikotrade.ru. Наши специалисты всегда готовы дать квалифицированные ответы.