Установка дорогой современной аппаратуры не гарантирует высокого качества звука при проведении сеансов видео-конференц-связи, если переговорная комната не оборудована должным образом или не учтены важные нюансы организации процесса. Чек-лист поможет проверить готовность переговорных комнат и при необходимости скорректировать их экосистему.
Организация переговорного пространства: топ-5 ошибок
Стекло
Стеклянные поверхности отлично отражают звуковые волны, поэтому эха не избежать. Панорамные окна и перегородки из этого акустически недружелюбного материала следует закрыть специальными звукопоглощающими шторами и панелями, от стеклянной мебели в переговорных комнатах стоит отказаться.
Шум от техники
Климатическая техника, компьютеры и оргтехника абсолютно бесшумно работать не могут. Размещая микрофоны необходимо убедиться, что они расположены на удалении от кондиционеров, кулеров ПК, МФУ и других устройств, иначе посторонние шумы будут перекрывать полезный сигнал.
Нефункциональный интерьер
Разрабатывая проект интерьера помещения, дизайнеры нередко норовят максимально спрятать все технические элементы. Однако микрофоны, спрятанные где-то под столом, и динамики, скрытые за отделкой, не смогут обеспечить качественную звукопередачу. Важно, чтобы между источниками и приемниками звука не было преград. Ведущие производители акустики предлагают устройства со стильным дизайном, которые органично впишутся практически в любой интерьер.
Отсутствие инструктажа
Чтобы во время сеансов видео-конференц-связи не возникало лишних заминок, полезно иметь в переговорной краткую внятную инструкцию – руководство по установке связи и ликвидации наиболее распространенных проблем. Это повысит эффективность переговоров и уменьшит нагрузку на технический персонал.
Отсутствие регламента
Посторонние шумы (шорох бумаг, телефонные вибросигналы и т.д.) ухудшают восприятие речи во время ВКС-сеансов. Чтобы ничто не мешало нормальному общению, стоит рекомендовать сотрудникам отключать свои микрофоны, когда слово предоставлено коллегам, и пользоваться кнопкой «поднять руку», если требуется внести дополнение или задать вопрос.
Грамотная организация звука в переговорных: основные рекомендации
1. Комплексный подход к дизайну и функциональности
Важно, чтобы дизайнер работал над проектом интерьера переговорной комнаты или конференц-зала совместно с акустиками и инженерами AV-систем. Это поможет найти компромисс между эстетикой и практичностью.
2. Предварительное тестирование оборудования
Универсальных решений не существует, поэтому стоит проверить в конкретных условиях работу тестовых комплектов оборудования, предоставленных производителями. Это позволит выбрать оптимальный вариант под свои потребности и особенности эксплуатации.
3. Использование аудиопроцессора
Устройство в автоматическом режиме подавляет эхо и фоновые шумы, выравнивает громкость звука выступающих. Аудиопроцессор пригодится и хорошо оборудованной переговорной комнате, а при модернизации плохо приспособленного помещения установка данного оборудования просто спасет ситуацию.
4. Автоматизация и дистанционный мониторинг
Внедрение системы дистанционного мониторинга и управления помогает снизить трудозатраты на администрирование оборудования, позволяет при необходимости оперативно масштабировать решения. Благодаря автоматизации системы ВКС по датчикам присутствия можно заметно сократить издержки за счет экономии энергоресурсов.
5. Возможности масштабирования
При выборе оборудования для переговорных важно учитывать размеры помещения и предполагаемые форматы мероприятий. Для небольшого помещения подходит решение «Все-в-одном», но такой вариант плохо масштабируется, если речь идет о больших пространствах, в том числе конфигурируемых под определенные форматы.
6. Применение партнерских решений
Залог эффективности экосистемы переговорной – полная интеграция аудиокомпонентов с платформой ВКС и используемыми системами управления. Рекомендуется отдать предпочтение комплексным решениям, для создания которых разные производители оборудования и ПО провели масштабные работы по настройке систем и оптимизации их работы. Это дает возможность развернуть систему в короткие сроки и избежать проблем с интеграцией оборудования.
Данные рекомендации являются лишь базовыми, но их выполнение поможет значительно улучшить конечный результат.