Переговорная комната — это не просто обычное офисное помещение. Она имеет множество вариантов использования!
Ее можно использовать для переговоров с деловыми партнерами, внутренних совещаний и учебных занятий для сотрудников.
Она также может быть использована для знакомства с новыми сотрудниками и проведения тренингов по повышению квалификации.
Организации со значительными ресурсами могут иметь отдельные помещения для каждой отдельной цели, например, для старших менеджеров, сотрудников или партнеров. Для компаний, желающих сэкономить, идеальным решением является многоцелевое помещение для проведения собраний. В таком помещении можно проводить любые мероприятия, от корпоративных приемов до торжественных церемоний для сотрудников.
В этой статье речь пойдет об оборудовании переговорных комнат и о том, как правильно спланировать их использование.
Идеальная переговорная комната: универсальная и удобная
Давайте представим себе идеальную переговорную комнату. Она должна быть универсальной и удобной во всех своих проявлениях. Список оборудования можно расширить как угодно: например, добавить барную стойку и удобную мебель — угловой диван, пару кресел и журнальный столик, на котором можно разместить бокалы с коньяком, тарелки с фруктами и вазы с конфетами.
Кратко рассмотрим предметы оборудования, которые должны быть в переговорной.
Магнитно-маркерная доска
Вариант школьной доски. Для таких досок необходимы специальные ластики для удаления написанного (заменой может служить салфетка), разноцветные магниты и специальные маркеры.
Магнитно-маркерная доска может быть как мобильной, так и настенной. Если говорить о преимуществах, то мобильная доска имеет ряд преимуществ перед стационарной:
- вы можете легко перемещать ее из одной комнаты в другую.
- она дает преимущество использования обеих сторон доски, так как ее можно перевернуть и зафиксировать в нужном положении с помощью специального ограничителя.
- Стены остаются свободными для других целей; например, можно повесить проектор, большой LED экран или информационную панель.
Единственное преимущество стационарной доски в том, что она занимает меньше места, поскольку у нее нет «ножек».
Проектор и экран
Мультимедийный проектор с экраном абсолютно необходимы, если вы хотите показывать визуальные материалы, такие как презентации, диаграммы, видео и другие аналитические материалы прямо из электронных источников, без необходимости распечатывать плакаты и рисовать диаграммы на доске. Компьютер и телевизор можно использовать для тех же целей, что и проектор, но это выйдет дороже, чем альтернативные варианты. К тому же провода, соединяющие ПК и телевизор, могут быть неудобны при использовании в конференц-залах, так как провода должны тянуться через всю комнату и создавать потенциальные препятствия.
Ноутбук с интернетом
Ноутбук и защищенная паролем точка Wi-Fi могут использоваться для того, чтобы хозяева и гости могли быстро выходить в интернет со своих мобильных устройств. Это гораздо более экономичный и удобный вариант.
МФУ
Если вы пытаетесь сэкономить место в переговорной комнате, целесообразно установить многофункциональное устройство, объединяющее копир, принтер и сканер в одном устройстве. Если вы не ограничены в средствах или помещении, вы можете подобрать набор устройств, соответствующих вашим потребностям или любым другим критериям.
Мебель
Для наибольшего комфорта и удобства участников, скорее всего, лучшим выбором для переговорной комнаты будет овальный или круглый стол. Стеклянный стол может выглядеть современно и идеально подходит для небольших помещений, однако следует учитывать, что за прозрачными стеклянными поверхностями необходимо тщательно ухаживать как сверху, так и снизу.
Если переговорная комната регулярно используется в качестве учебного класса, выбирайте мебель, не требующую особого ухода. Если речь идет о стульях, выбирайте мягкие и эргономичные, чтобы люди не чувствовали дискомфорта после длительного сидения. Лучше всего выбирать стулья с мягкими подлокотниками и тонкими легкими ножками.
Кондиционер
Сплит-система — довольно дорогой аппарат, требующий постоянного внимания и ухода. Но для часто используемого конференц-зала ее установка весьма желательна. Мало того, что неприятно находиться в душном, жарком или, наоборот, холодном помещении, так еще есть люди, которые не могут справиться с жарой и теряют сознание от повышенной температуры воздуха.
Зонирование переговорной комнаты
Если это возможно, помещение должно быть разделено на отдельные сектора.
Деловая зона
В приоритетном порядке в наиболее приятной и хорошо освещенной части помещения должна быть расположена деловая зона - зона ведения переговоров. Она должна занимать большую часть пространства и обычно находится там, где расположен стол переговоров. Проектор, экран и магнитная доска должны быть размещены на стене так, чтобы их было видно с любого угла.
Гардеробная зона
В непосредственной близости от входа можно разместить гардероб для верхней одежды посетителей. Если площадь помещения ограничена, одежду можно разместить у входа, но только в том случае, если гарантирована сохранность вещей. Этого можно добиться, оставив шкафы на виду у секретаря, охранника или другого ответственного лица.
Неформальное пространство для общения
Эта зона должна находиться вдали от рабочей зоны, в спокойном уголке. Здесь может стоять диван, стол или даже барная стойка.
Кухонное пространство
Расположение раковины и сточной трубы определит местоположение кухни. Здесь должны быть холодильник, микроволновая печь, полки для посуды и продуктов.
Уделите внимание эргономике переговорной
Одно из основных требований к эргономике дизайна комнат для собраний - большие открытые окна. Это устраняет ощущение замкнутости и способствует удовлетворению и легкости людей. Наличие розеток с usb-зарядными устройствами также имеет первостепенное значение, тем более что разговоры часто затягиваются и требуют мгновенной зарядки ноутбуков или телефонов. Наличие розеток в удобном месте позволяет продолжить беседу без перерыва, вызванного разрядом батареи.
Часто возникает ощущение, что освещение в конференц-зале слишком интенсивное, как будто вы находитесь в больнице. Такой сильный, холодный свет может быстро утомлять глаза и вызывать усталость. Чтобы создать более подходящую обстановку, необходимо уметь регулировать яркость и выбирать лампы, излучающие естественный свет.
Кроме того, рекомендуется приобрести удобный и эргономичный стул или кресло, которые можно использовать в течение длительного времени.
Следует также добавить такие вещи, как крючок для сумки/рюкзака и подстаканники, чтобы избежать проливания напитков в ответственный момент.
Все эти особенности должны быть учтены при проектировании офисных кабинетов, делая их максимально удобными для длительной работы.
Итак, подведем итог. Переговорные комнаты должны обладать определенными характеристиками, чтобы сделать их удобными и практичными в использовании. К таким характеристикам относятся:
- Большие окна для ощущения пространства
- Розетки и usb-разъемы в удобном месте для зарядки электроники
- Освещение с регулируемой яркостью, цветовой температурой 4000 кельвинов и световым потоком 480–550 люкс
- Удобная мебель
- Крючки для сумок и одежды, а также подстаканники.
Необходимые условия для эффективного пространства для проведения совещаний довольно обширны. К сожалению, многие из этих необходимых компонентов упускаются из виду архитекторами и строителями. Надеюсь, теперь, когда вы знаете, на что обратить внимание, вы сможете быть более требовательными и позаботиться о том, чтобы ваш офис был максимально удобным и непринужденным.
