Один из ключевых аспектов работы офиса — организация рабочего пространства, в частности, эффективное использование переговорных комнат. Система бронирования — это не просто удобный инструмент, это необходимость для компаний, которые стремятся оптимизировать свои процессы и повысить продуктивность.
Система бронирования переговорных комнат и конференц-залов — это инновационное программное решение, предназначенное для упрощения и оптимизации процесса управления бронированием помещений в офисах, деловых центрах и других корпоративных пространствах. Система синхронизируется с корпоративным календарём и отображает информацию о событиях на сенсорном экране. Она автоматически контролирует доступность комнат и предоставляет информацию о занятости каждой из них. Забронировать комнату можно прямо со своего рабочего места или с планшета, который находится рядом с комнатой.
Планшет показывает информацию о занятости и ближайших запланированных событиях, что упрощает процесс бронирования и помогает сотрудникам принимать решения о том, как использовать помещения.
Оставьте заявку на сайте и получите расчет вашего проекта уже сегодня!
Основные характеристики и функции
Пользователи могут легко находить доступные переговорные комнаты и бронировать их в несколько кликов.
Система позволяет задавать различные временные слоты для бронирования, адаптируясь под конкретные нужды организации.
Синхронизация с Google Calendar, Outlook и другими популярными календарными приложениями обеспечивает актуальность расписания и избегание двойного бронирования.
Управление бронированием возможно не только с компьютера, но и через мобильное приложение.
Автоматические уведомления помогут участникам встреч не забыть о запланированных событиях.
Управление правами доступа, настройка параметров и мониторинг текущего статуса всех переговорных комнат.
Преимущества использования
- Помещение подбирается в зависимости от состава участников;
- В случае отмены мероприятия бронирование отменяется парой «кликов»;
- Экономия времени при планировании встреч благодаря централизованной системе управления.
- Используя поддержку Google Calendar и Microsoft Exchange, устройство интегрируется с корпоративным расписанием и электронной почтой сотрудников;
- В системы бронирования интегрированы внешние интерфейсы, позволяющие управлять IoT устройствами и AV системами, например, подготовить помещение, включив освещение, закрыть жалюзи, опустить экран и т.д.;
- Повышение эффективности использования офисного пространства за счет четкого контроля за расписанием переговорных комнат. Система может вести учет использования помещения с целью определения его эффективности.
- Минимизация конфликтных ситуаций, связанных с одновременным бронированием одной переговорной разными группами людей.
- Быстрота бронирования и его прозрачность — всегда известно, кто зарезервировал помещение и на какой срок.
- Улучшение общего рабочего процесса за счет автоматизации рутинных операций по управлению бронированием.
Система бронирования переговорных комнат — это незаменимый инструмент для компаний, стремящихся к повышению продуктивности работы своих сотрудников и эффективности использования корпоративного имущества.
Как работает система бронирования?
Процесс работы системы бронирования помещения прост и понятен:
- логичный и удобный в использовании пользовательский интерфейс, доступный на сенсорном дисплее в офисе и на персональных устройствах;
- визуализация помещений на плане офиса, настройка параметров подбора помещений и временных рабочих мест, индикация «свободно / занято»;
- выбор времени и даты: сотрудники могут легко выбрать удобные дату и время для встречи;
- просмотр доступных комнат: устройство покажет все свободные помещения на выбранные дату и время;
- бронирование: после выбора подходящей переговорной сотрудник сможет забронировать её буквально в несколько кликов;
- рассылка личных и групповых уведомлений о дате и месте встречи, возможность приглашения участников по гостевому доступу.
Компания Индико Трейд предлагает не только техническое решение, но и полный комплекс услуг по внедрению системы бронирования рабочих мест в офисе:
- Мы проведём анализ потребностей вашего бизнеса и поможем выбрать наиболее эффективную систему бронирования для вашей компании.
- Наши специалисты обеспечат беспроблемную интеграцию новой системы с уже существующими бизнес-процессами и IT-инфраструктурой. Сотрудники смогут бронировать переговорные комнаты различными способами:
- через корпоративные календари Google Workspace, Office 365 Outlook, On-premise Exchange;
- через десктопное или мобильное приложение;
- через сенсорную панель на этаже.
- Кроме того, мы обучим персонал работе с новой системой резервирования и предоставим необходимую техническую поддержку, чтобы обеспечить её бесперебойное функционирование.
Cистема бронирования переговорных комнат не только обеспечит удобство для ваших сотрудников, но и значительно повысит общую эффективность работы компании.
Обратившись к нам, вы получите не только современное техническое решение, но и широкий спектр услуг по его установке и обслуживанию. Мы поможем создать оптимальные условия для работы, которые будут способствовать развитию вашего бизнеса.
Система бронирования помещений, интегрированная в информационную систему фирмы, обеспечивает эффективное их использование, экономию электроэнергии и повышает продуктивность работы предприятия.
