Важной частью современного рабочего процесса являются переговоры, деловые встречи, тренинги и встречи с коллегами и партнерами посредством видеоконференцсвязи. Традиционным местом проведения подобных мероприятий считаются комнаты для переговоров и залы заседаний. При этом помещения должны быть полностью оборудованы специализированным оборудованием, чтобы все участники могли свободно взаимодействовать.
В последнее время концепция BYOD (Bring Your Own Device) набирает обороты из-за современного темпа жизни и угроз COVID-19. Она предполагает использование каждым участником личного устройства для участия в видеоконференции. Однако конференц-залы любых размеров пользуются постоянным спросом и не потеряют своей значимости еще долгие годы.
В зависимости от индивидуальных потребностей бизнеса набор оборудования может состоять из системы видеоконференцсвязи, оборудования для показа контента, устройств видеосъемки, оборудования для передачи звука и для захвата голоса. Каждую составляющую мультимедийного комплекса нужно рассматривать отдельно.
Определить тип конференц-зала
Есть четыре типа конференц-залов, которые различаются по размеру, функциям и вместимости: аквариум, переговорная комната, конференц-зал и конференц-холл.
Аквариум - это небольшой конференц-зал, предназначенный для проведения аудио- и видеоконференций для одного человека или небольшой группы людей.
Переговорная комната - это небольшой или средний зал, вмещающий от трех до десяти человек и занимающий площадь не более 25-30 квадратных метров. Небольшой конференц-зал подходит для частного сотрудничества и мозгового штурма, а средний зал можно использовать для встреч с коллегами и деловых встреч с клиентами.
Конференц-зал - более просторный зал, где проводятся важные обсуждения и масштабные встречи с количеством участников от 10 до 50 человек.
Большой конференц-зал (холл) - это широкое пространство, в котором проходят крупные презентации или конференции. Вместимость такого помещения может превышать 200 человек, поэтому его необходимо оборудовать профессиональным звуковым оборудованием и системами видеосвязи.
Подключение системы видеоконференцсвязи для делового общения
Видеоконференцсвязь (ВКС) является важной частью общения в большинстве частных предприятий и государственных учреждений. Это необходимо для повышения эффективности организации и оптимизации времени переговоров. В этом случае видеоконференцсвязь сокращает командировочные расходы сотрудников и упрощает взаимодействие с удаленными работниками.
Системы ВКС используются в конференц-залах для проведения брифингов, обучающих семинаров, пресс-конференций и совместной работы с удаленными участниками по всему миру. Для онлайн-встреч вы можете использовать как аппаратные терминалы для видеоконференцсвязи, так и программные решения, которые набирают популярность благодаря низкой стоимости внедрения и простоте обслуживания.
Оборудование для видеосвязи обычно состоит из кодека, камеры с разрешением от HD до 4K и набора встроенных микрофонов. Оно управляется удаленно, в отличие от программных решений, управление которыми обычно осуществляется через веб-интерфейс. Программные решения видео-конференц-связи реализуются на компьютерном оборудовании или серверах для организации делового общения между рабочими станциями и переговорными комнатами. Использование программного обеспечения дает большую гибкость при выборе другого оборудования в соответствии с потребностями и бюджетом компании.
Настроить экраны для визуального представления информации
Конференц-залы используются для обмена информацией, презентациями, отчетами, видео и другими документами, которые должны быть доступны для всех, с использованием больших экранов, ЖК-панелей, видеостен, плазменных рекламных щитов или светодиодных мониторов.
Оборудование подбирается в зависимости от размера зала, количества и расстановки мест, формата мероприятия и характера предоставляемой информации.
Например, если вы хотите провести презентацию, все, что вам нужно, - это экран и проектор. Если вам необходимо провести видеоконференцию, нужно подобрать телевизор и ЖК-панель с разрешением от Full HD до 4K, чтобы получить качественное изображение собеседников.
При выборе размера панели или телевизора руководствуйтесь правилом: расстояние между устройством и ближайшим участником не должно быть меньше длины диагонали экрана, а расстояние до самого отдаленного участника не должно превышать четырех диагоналей. Для совместной работы над документацией в конференц-зале необходимо установить вспомогательные панели, которые могут дублировать изображение основного экрана или отображать дополнительные материалы. Благодаря этому все сотрудники получат неограниченный доступ к информации и улучшат свою работу.
Установите камеры для передач изображения
Для просмотра высококачественных изображений участников онлайн-встречи необходима камера. Выбор широк: от встроенных веб-камер для ноутбуков до профессиональных моделей роботов - поворотных камер с функцией панорамирования и наклона. Камера ноутбука - не лучший вариант, так как она может передавать только изображения низкого качества. Поворотными камерами можно управлять с помощью пульта дистанционного управления, если это позволяет производитель.
Для еще большего удобства автоматическое позиционирование PTZ-камер в конференц-зале может быть выполнено с использованием предварительно запрограммированных координат и распознавания голоса. Распознавание лиц достигается за счет объединения любой поворотной камеры, набора микрофонов и специального приложения. Работает это следующим образом: система определяет, где находится говорящий человек, передает информацию в приложение, которое быстро направляет камеру на него.
Для небольших конференц-залов достаточно внешней камеры с широким углом обзора и оптическим зумом. В этом случае, если камера имеет стандартное поле зрения 72 °, участники встречи должны находиться на расстоянии не менее 1,5 метров от камеры. Если поле зрения камеры составляет 105 °, будут сняты люди в пределах одного метра. Камеру следует размещать на высоте 1,2–1,8 м.
Используйте профессиональное звуковое оборудование
Чтобы все участники встречи были слышны четко и разборчиво, конференц-зал должен быть оборудован специальными усилителями звука - саундбарами, звуковыми панелями или колонками. Качество звука в помещении напрямую влияет не только на взаимопонимание, но и на общую атмосферу мероприятия. Чрезмерные звуки или шум от участников, говорящих одновременно, беспокоят всех. Для улучшения качества звука, устранения фонового шума и улучшения речи вам понадобится звуковая система.
Главное требование к любой аудиосистеме в конференц-зале - качественное и естественное воспроизведение звука во всем помещении.
Настройте оборудование для захвата голоса. Простым решением для конференц-залов малого и среднего размера является комплект громкой связи (спикерфон), который записывает ваш голос на 360 ° и фильтрует нежелательные шумы. В некоторых случаях данное устройство может совмещать сразу несколько функций: это может быть средство связи с удаленными абонентами посредством видеозвонков или просто оборудование для телефонных звонков.
Когда количество участников собрания превышает 12-15 человек, лучше использовать конгресс-систему. Состоит из микрофонных стоек для делегатов, сцены председателя и центрального системного блока, который необходим в качестве источника питания для микрофонных стоек, центра обработки звука, который передает сигналы на камеры наблюдения и повторно передает их в систему громкой связи.
Также можно использовать микрофоны с креплением на потолке, что позволит сэкономить место на столе в переговорной комнате.
Самостоятельно оборудовать даже небольшой конференц-зал довольно сложно, так как для этого требуются специальные знания, опыт и много времени. Лучше обратиться за помощью к профессионалам, способным учесть все нюансы того или иного помещения, правильно подобрать оборудование, а также интегрировать и настроить его так, чтобы вы могли только наслаждаться качественной видеоконференцсвязью и продуктивной работой.
Подведем итог. Что должно быть в конференц-зале:
- Интерактивные панели, мониторы или видеостены для отображения визуальной информации.
- PTZ-камеры или видеобары для записи видео высокого качества.
- Громкоговорители, конференц-системы или микрофоны.
- Программное или «аппаратное» решение для видеосвязи.
- Динамики, акустические системы или звуковые панели для воспроизведения звука.